Mis herramientas para la productividad

Lo que te voy a contar aquí vale la pena ponerlo en práctica. Así que guárdatelo donde puedas y dedícale un día a mirarlo con calma.

Como empresaria, y más como madre soltera, sé lo importante que es optimizar el tiempo y mantenerse organizado para alcanzar el éxito en cualquier proyecto, o más bien para conciliar y que las cosas salgan. Como más de una vez me preguntan, ¿cómo lo haces? He decidido que la organización tiene que ser algo que se me da bien por naturaleza y, por ello, me gustaría compartir mis secretos. Con esto no te creas que es porque soy brillante, simplemente tengo la memoria de un pez, y si no soy algo militar con mi planificación, me disperso y no rindo, ni yo, ni mi equipo, ni mi familia.

Afortunadamente, existe la tecnología, y aunque uso más herramientas, te voy a explicar lo más importante para empezar. (Si veo que os gusta, os haré la parte 2) Para empezar, las herramientas más básicas son Trello, Google Calendar y Google Keep y tendrías que usarlas tanto en el ordenador como en el móvil.

Antes de empezar te cuento algo importante sobre las tareas

Primero, para organizarse hay que dedicar tiempo a organizarse. Dos veces a la semana para lo global y una vez al día para lo específico. Esto es importante para que puedas evitarte esa sensación de no parar, pero no completar tus objetivos, que viene muchas veces de una falta de planificación. Además, parar y escribir lo que tienes que hacer es necesario para vaciar tu mente de los «tengo que», que son picos de cortisol. Apúntalo y relaja la tensión mental.

Segundo hay 3 tipos de tareas: de control (siempre igual) puntuales (van cambiando) y eventos (incluyen a otras personas y/o un día y hora en concreto)

Tercero, no te vayas el viernes sin dejar limpio de tareas y organizada la semana que viene

Vamos al lío: todo lo que te cuento aquí son herramientas gratuitas, aunque trello tenga opción de pago, lo gratis es muy completo.

1. Trello: Organización Visual

Trello es una herramienta de gestión de proyectos que se basa en tableros, listas y tarjetas. Trello para mí es lo más.

• Crea tableros para cada proyecto: Utiliza un tablero para cada proyecto en el que estés trabajando. Yo utilizo una plantilla semanal y creo unas tareas de control que cada día de la semana tengo que cumplir. Por ejemplo, los jueves sé que hago reunión de seguimiento con las profesoras y sí o sí, tengo que darle al check. O por ejemplo, los lunes interactúo con mi audiencia de redes sociales. Todo esto son pequeñas tareas que forman parte de tu tiempo y que semanalmente se tienen que realizar. El tablero «planificación semanal» las tienes. Otro tablero que tengo es para TO DOS u objetivos que tengo en el backlog para este año, otro para los podcasts, las meditaciones y las pausas activas. Antes de hacer tu tablero, te recomiendo que te sientes a escribir las tareas que haces semanalmente y las organices por tareas control (las que realizas siempre y siempre el mismo día) Tareas puntuales (las que vas realizando una vez al mes y que no tienen una asignación fija) y los eventos (que implican a otra persona)
• Asigna tareas y establece fechas límite: Aprovecha la función de asignación de tareas de Trello para asignar responsabilidades a los miembros del equipo y establecer fechas límite para cada tarea y utiliza la herramienta power up calendario para poder visualmente ver la asignación de tareas. En mi opinión, este paso ayuda a dos cosas. La primera ver que no te has pasado, que tus objetivos son realistas y que dispondrás del tiempo para llevarlos a cabo. La segunda sincronizarlo con el Google Calendar. Básico
• Utiliza etiquetas y filtros: Si como yo eres una malabarista y gestionas dos o tres proyectos a la vez, los colores son básicos. Necesitarás visualmente ver cuándo toca el siguiente evento (en mi caso, por ejemplo, cuándo es el siguiente episodio del podcast) o cuándo tengo que presentar X proyecto comercial. Pues todo esto visual ayuda a entender de una mirada, la cantidad de tiempo que necesitas para realizar una tarea concreta.
• Si no lo apuntas, no lo contabilizas en tu tiempo y, por lo tanto, no existe: Vuelvo al podcast, si crear un guion, hacer una portada, mejorar el audio o subirlo a la plataforma, no son tareas, no las contabilizas en el tiempo y sí, cualquier tarea, aunque en tu mente esté automatizada, ocupa tiempo y debes registrarla. Para no perder el tiempo, yo convierto listados de tarea en checkbox dentro de las tareas de control, así, el sistema me automatiza los pasos y no los tengo que escribir cada vez. En YouTube tienes mil tutoriales, pero si tienes preguntas y te puedo ayudar, escríbeme.

2. Google Calendar: Gestión de Tiempo Eficiente

Google Calendar es una herramienta de planificación de tiempo que te permite programar eventos (acuérdate que los eventos son los que implican una hora en concreto o una persona con la que has quedado), establecer recordatorios y compartir calendarios con otros. Aquí tienes algunas formas de utilizar Google Calendar para mejorar tu productividad:

• Crea eventos para tus tareas: Sincroniza tu trello con tu calendar y chimpum. En lugar de dejar tus tareas pendientes en una lista interminable, programa bloques de tiempo en tu calendario para trabajar en ellas. Esto te ayudará a priorizar tus tareas y asegurarte de que dediques tiempo suficiente a cada una.
• Establece recordatorios, o no: Utiliza la función de recordatorios de Google Calendar, pero ten en cuenta que cada notificación es un pico de cortisol y ya sabéis que nosotras no somos fans del estrés. Por defecto, te saltará 10 minutos antes lo que tengas apuntado. Yo, si tengo una reunión, me programo siempre para que me avise el día antes y también me programo lo relacionado con el bienestar personal, pero lo demás no. No es necesario estar en tensión todo el día, lo miro cada mañana y si no es un evento importante no quiero incrementar mi estrés. Así que notificaciones no indispensables, fuera.
• Comparte tu calendario: Si trabajas en equipo, compartir tu calendario con tus colegas puede facilitar la planificación de reuniones y coordinar horarios. También puedes utilizar la función de programación de Google Calendar para encontrar rápidamente un momento en el que todos estén disponibles.
• Integra tu vida personal de la laboral: Yo tengo en el Google Calendar el trello semanal en un color, las reuniones en otro y los posteos de marketing en otro. Automatízate la vida para que esté todo sincronizado. Incluye el calendario personal. Los eventos del colegio de mi hijo, las citas con el médico e incluso los espacios para el autocuidado, porque si no me apunto, ¡para comer!, se me pasa el día y no como porque tengo que acabar algo. Tú eres importante, tu salud es importante, hacer ejercicio es importante y tu familia es importante. Si un día se te pasa algo, no pasa nada, pero prográmate el espacio para ello.

3. Google Keep: Toma de Notas y Listas de Tareas

Google Keep es una aplicación de notas y listas de tareas que te permite capturar rápidamente ideas, hacer listas y establecer recordatorios. Úsalo para vaciar la cabeza.

• Captura tus ideas: Utiliza Google Keep para capturar rápidamente ideas, pensamientos y recordatorios mientras trabajas en tus proyectos. Puedes crear notas de texto, listas de tareas, dibujos e incluso grabaciones de voz. Más de una vez estoy caminando y se me ocurre una idea brillante, pues en Google Keep me autograbo un audio, y sí, en la planificación semanal hay un hueco para revisar mis anotaciones y plasmarlas en tareas. Mis mejores ideas aparecen comprando en el súper y no puedo apuntar, al grabar el audio se autoescribe solo. Es muy práctico.
• Organiza tus notas con etiquetas y colores: Etiqueta tus notas con palabras clave relevantes y utiliza colores para categorizarlas por proyecto, prioridad o tema. Esto te ayudará a encontrar fácilmente lo que necesitas cuando lo necesites.

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